Електронна пошта - важливий канал для спілкування та вирішення робочих питань. Як би вільно ми не орієнтувалися в інтернеті, часом правила робочого листування доводиться дізнаватися, наступаючи на власні граблі.
Робоче листування - справа серйозна. Неважливо з ким ви спілкуєтеся - з колегами, замовниками, клієнтами або постачальниками. Від коректності ваших листів залежить не тільки ваш авторитет, а й безпосередній результат обговорення. Сайт підготував правила ділового листування, які допоможуть вам виглядати справжнім професіоналом своєї справи.
Робота з листами
1. Отримані листа необхідно читати. Адже, хтось і для чогось написав їх вам. Зрозуміло, це не відноситься до спаму.
2. Якщо для вас пошта - не один з основних інструментів у роботі, то перевіряйте її пару раз в день. Наприклад, вранці і після обіду.
3. Якщо листування для вас такий же інструмент як і телефон, то поштовий клієнт повинен бути запущений постійно з автоматичною перевіркою нових повідомлень кожні кілька хвилин.
4. Ви дуже зайняті і отримали лист. Швидко вивчіть його тему і відправника, щоб зрозуміти чи вимагає воно термінового відповіді. Якщо це не просте дружнє повідомлення, а важлива ділова розмова, то дайте відповідь відразу, не відкладаючи на потім. Це відмінний спосіб не накопичувати купу повідомлень, з якої в подальшому буде важко розібратися.
Адресати
Слід завжди помічати, правильно розуміти і використовувати поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія».
1. «Кому» - тут все зрозуміло. Лист і його зміст адресовані саме цьому одержувачу, їх може бути кілька.
2. «Копія» - адресати, які стоять в копії, отримують лист «до відома» і відповідь від них не обов'язковий.
3. «Прихована копія» - вказуючи таким чином адресата, ви таємно відсилаєте йому листа. Про відправлення листа цій людині не дізнаються основні одержувачі або ті, хто був вказаний в копії. Можна використовувати для масової розсилки, щоб вашу адресну книгу не дізналися всі отримувачі.
4. Якщо в листи вказано кілька одержувачів, то для відповіді використовуйте «Відповісти всім», тоді ваша відповідь не пройде повз них. Додавати і видаляти одержувачів можна в будь-який момент.
5. Відправляючи лист декільком адресатам, ви ризикуєте не отримати відповідь взагалі. Тому робіть це за погодженням або в крайньому випадку.
Тема листа
1. Ні в якому разі не залишайте тему порожній. Люди, з якими ви спілкуєтеся, можуть отримувати безліч листів на день, і ваше може просто загубитися і залишитися без своєчасної відповіді.
2. Тема повинна бути короткою, але зрозумілою. Беззмістовні або занадто довгі заголовки листів видадуть в вас або новачка або відсутність елементарних правил листування.
Зміст
1. Починайте лист з простого вітання. Звичайного «Добрий день» або «Здрастуйте, Ігор» буде достатньо.
2. Якщо вам прийшов формальний лист, то і відповідати на нього слід так само. Неформальний відповідь буде не до речі - це неповага до респондента і демонстрація низької культури.
3. Діловий лист має бути точним, лаконічним і змістовним. Вказуйте точні дати, цифри і факти. Намагайтеся викласти свої думки коротко, але зрозуміло.
4. Ділове листування - не місце для яскравих емоцій. Це не сухість - це економія часу.
5. Якщо в листі кілька запитань або завдань, то не забудьте структурувати свої відповіді. Не відповідайте односкладово: «Зробимо», «Буде готове». Хоча б напишіть строки або доповніть важливими нюансами.
6. Ніяких помилок! Перевірити орфографію дуже просто, не ігноруйте це.
7. Не відправляйте лист, не прочитавши написане. Переконайтеся, що все написано вірне і зрозуміло, перевірте правильність адресатів.
8. Цитуйте текст листа у відповіді. Співрозмовник може не згадати про що конкретно йде мова, тому не варто змушувати його шукати попередні повідомлення.
Вкладення
1. Без попередження можете докласти до листа невеликий файл об'ємом 2-3 мегабайта. Для відправки більш великих файлів поцікавтеся у одержувача чи зможе він отримати такий лист.
2. Прикладайте вільно до листів текстові файли та зображення. Інші ж типи файлів можуть бути заблоковані поштовими серверами, об'єднайте їх в архіви, щоб цього уникнути. Краще використовувати формат ZIP, так як RAR може некоректно оброблятися в різних операційних системах.
Підпис
1. Наявність підпису - дуже корисно і показує ваш професіоналізм.
2. Підпис має включати в себе ім'я та прізвище, посаду і назву компанії, сайт, ваш контактний телефон або іншу актуальну контактну інформацію. Постарайтеся, щоб ваша підпис був не довше 5-6 рядків.
Врахуйте, що ваша робоча пошта - більш відкритий простір ніж особиста. Не використовуйте її для любовних листувань або для реєстрації на різних сайтах.
Робоче листування - справа серйозна. Неважливо з ким ви спілкуєтеся - з колегами, замовниками, клієнтами або постачальниками. Від коректності ваших листів залежить не тільки ваш авторитет, а й безпосередній результат обговорення. Сайт підготував правила ділового листування, які допоможуть вам виглядати справжнім професіоналом своєї справи.
Робота з листами
1. Отримані листа необхідно читати. Адже, хтось і для чогось написав їх вам. Зрозуміло, це не відноситься до спаму.
2. Якщо для вас пошта - не один з основних інструментів у роботі, то перевіряйте її пару раз в день. Наприклад, вранці і після обіду.
3. Якщо листування для вас такий же інструмент як і телефон, то поштовий клієнт повинен бути запущений постійно з автоматичною перевіркою нових повідомлень кожні кілька хвилин.
4. Ви дуже зайняті і отримали лист. Швидко вивчіть його тему і відправника, щоб зрозуміти чи вимагає воно термінового відповіді. Якщо це не просте дружнє повідомлення, а важлива ділова розмова, то дайте відповідь відразу, не відкладаючи на потім. Це відмінний спосіб не накопичувати купу повідомлень, з якої в подальшому буде важко розібратися.
Адресати
Слід завжди помічати, правильно розуміти і використовувати поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія».
1. «Кому» - тут все зрозуміло. Лист і його зміст адресовані саме цьому одержувачу, їх може бути кілька.
2. «Копія» - адресати, які стоять в копії, отримують лист «до відома» і відповідь від них не обов'язковий.
3. «Прихована копія» - вказуючи таким чином адресата, ви таємно відсилаєте йому листа. Про відправлення листа цій людині не дізнаються основні одержувачі або ті, хто був вказаний в копії. Можна використовувати для масової розсилки, щоб вашу адресну книгу не дізналися всі отримувачі.
4. Якщо в листи вказано кілька одержувачів, то для відповіді використовуйте «Відповісти всім», тоді ваша відповідь не пройде повз них. Додавати і видаляти одержувачів можна в будь-який момент.
5. Відправляючи лист декільком адресатам, ви ризикуєте не отримати відповідь взагалі. Тому робіть це за погодженням або в крайньому випадку.
Тема листа
1. Ні в якому разі не залишайте тему порожній. Люди, з якими ви спілкуєтеся, можуть отримувати безліч листів на день, і ваше може просто загубитися і залишитися без своєчасної відповіді.
2. Тема повинна бути короткою, але зрозумілою. Беззмістовні або занадто довгі заголовки листів видадуть в вас або новачка або відсутність елементарних правил листування.
Зміст
1. Починайте лист з простого вітання. Звичайного «Добрий день» або «Здрастуйте, Ігор» буде достатньо.
2. Якщо вам прийшов формальний лист, то і відповідати на нього слід так само. Неформальний відповідь буде не до речі - це неповага до респондента і демонстрація низької культури.
3. Діловий лист має бути точним, лаконічним і змістовним. Вказуйте точні дати, цифри і факти. Намагайтеся викласти свої думки коротко, але зрозуміло.
4. Ділове листування - не місце для яскравих емоцій. Це не сухість - це економія часу.
5. Якщо в листі кілька запитань або завдань, то не забудьте структурувати свої відповіді. Не відповідайте односкладово: «Зробимо», «Буде готове». Хоча б напишіть строки або доповніть важливими нюансами.
6. Ніяких помилок! Перевірити орфографію дуже просто, не ігноруйте це.
7. Не відправляйте лист, не прочитавши написане. Переконайтеся, що все написано вірне і зрозуміло, перевірте правильність адресатів.
8. Цитуйте текст листа у відповіді. Співрозмовник може не згадати про що конкретно йде мова, тому не варто змушувати його шукати попередні повідомлення.
Вкладення
1. Без попередження можете докласти до листа невеликий файл об'ємом 2-3 мегабайта. Для відправки більш великих файлів поцікавтеся у одержувача чи зможе він отримати такий лист.
2. Прикладайте вільно до листів текстові файли та зображення. Інші ж типи файлів можуть бути заблоковані поштовими серверами, об'єднайте їх в архіви, щоб цього уникнути. Краще використовувати формат ZIP, так як RAR може некоректно оброблятися в різних операційних системах.
Підпис
1. Наявність підпису - дуже корисно і показує ваш професіоналізм.
2. Підпис має включати в себе ім'я та прізвище, посаду і назву компанії, сайт, ваш контактний телефон або іншу актуальну контактну інформацію. Постарайтеся, щоб ваша підпис був не довше 5-6 рядків.
Врахуйте, що ваша робоча пошта - більш відкритий простір ніж особиста. Не використовуйте її для любовних листувань або для реєстрації на різних сайтах.
No comments:
Post a Comment