Friday, December 19, 2014

Правила ділового листування

Електронна пошта - важливий канал для спілкування та вирішення робочих питань. Як би вільно ми не орієнтувалися в інтернеті, часом правила робочого листування доводиться дізнаватися, наступаючи на власні граблі.

Робоче листування - справа серйозна. Неважливо з ким ви спілкуєтеся - з колегами, замовниками, клієнтами або постачальниками. Від коректності ваших листів залежить не тільки ваш авторитет, а й безпосередній результат обговорення. Сайт підготував правила ділового листування, які допоможуть вам виглядати справжнім професіоналом своєї справи.
Робота з листами

1. Отримані листа необхідно читати. Адже, хтось і для чогось написав їх вам. Зрозуміло, це не відноситься до спаму.

2. Якщо для вас пошта - не один з основних інструментів у роботі, то перевіряйте її пару раз в день. Наприклад, вранці і після обіду.

3. Якщо листування для вас такий же інструмент як і телефон, то поштовий клієнт повинен бути запущений постійно з автоматичною перевіркою нових повідомлень кожні кілька хвилин.

4. Ви дуже зайняті і отримали лист. Швидко вивчіть його тему і відправника, щоб зрозуміти чи вимагає воно термінового відповіді. Якщо це не просте дружнє повідомлення, а важлива ділова розмова, то дайте відповідь відразу, не відкладаючи на потім. Це відмінний спосіб не накопичувати купу повідомлень, з якої в подальшому буде важко розібратися.
Адресати

Слід завжди помічати, правильно розуміти і використовувати поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія».

1. «Кому» - тут все зрозуміло. Лист і його зміст адресовані саме цьому одержувачу, їх може бути кілька.

2. «Копія» - адресати, які стоять в копії, отримують лист «до відома» і відповідь від них не обов'язковий.

3. «Прихована копія» - вказуючи таким чином адресата, ви таємно відсилаєте йому листа. Про відправлення листа цій людині не дізнаються основні одержувачі або ті, хто був вказаний в копії. Можна використовувати для масової розсилки, щоб вашу адресну книгу не дізналися всі отримувачі.

4. Якщо в листи вказано кілька одержувачів, то для відповіді використовуйте «Відповісти всім», тоді ваша відповідь не пройде повз них. Додавати і видаляти одержувачів можна в будь-який момент.

5. Відправляючи лист декільком адресатам, ви ризикуєте не отримати відповідь взагалі. Тому робіть це за погодженням або в крайньому випадку.
Тема листа

1. Ні в якому разі не залишайте тему порожній. Люди, з якими ви спілкуєтеся, можуть отримувати безліч листів на день, і ваше може просто загубитися і залишитися без своєчасної відповіді.

2. Тема повинна бути короткою, але зрозумілою. Беззмістовні або занадто довгі заголовки листів видадуть в вас або новачка або відсутність елементарних правил листування.
Зміст

1. Починайте лист з простого вітання. Звичайного «Добрий день» або «Здрастуйте, Ігор» буде достатньо.

2. Якщо вам прийшов формальний лист, то і відповідати на нього слід так само. Неформальний відповідь буде не до речі - це неповага до респондента і демонстрація низької культури.

3. Діловий лист має бути точним, лаконічним і змістовним. Вказуйте точні дати, цифри і факти. Намагайтеся викласти свої думки коротко, але зрозуміло.

4. Ділове листування - не місце для яскравих емоцій. Це не сухість - це економія часу.

5. Якщо в листі кілька запитань або завдань, то не забудьте структурувати свої відповіді. Не відповідайте односкладово: «Зробимо», «Буде готове». Хоча б напишіть строки або доповніть важливими нюансами.

6. Ніяких помилок! Перевірити орфографію дуже просто, не ігноруйте це.

7. Не відправляйте лист, не прочитавши написане. Переконайтеся, що все написано вірне і зрозуміло, перевірте правильність адресатів.

8. Цитуйте текст листа у відповіді. Співрозмовник може не згадати про що конкретно йде мова, тому не варто змушувати його шукати попередні повідомлення.
Вкладення

1. Без попередження можете докласти до листа невеликий файл об'ємом 2-3 мегабайта. Для відправки більш великих файлів поцікавтеся у одержувача чи зможе він отримати такий лист.

2. Прикладайте вільно до листів текстові файли та зображення. Інші ж типи файлів можуть бути заблоковані поштовими серверами, об'єднайте їх в архіви, щоб цього уникнути. Краще використовувати формат ZIP, так як RAR може некоректно оброблятися в різних операційних системах.
Підпис

1. Наявність підпису - дуже корисно і показує ваш професіоналізм.

2. Підпис має включати в себе ім'я та прізвище, посаду і назву компанії, сайт, ваш контактний телефон або іншу актуальну контактну інформацію. Постарайтеся, щоб ваша підпис був не довше 5-6 рядків.


Врахуйте, що ваша робоча пошта - більш відкритий простір ніж особиста. Не використовуйте її для любовних листувань або для реєстрації на різних сайтах.

No comments:

Post a Comment

Женские бюстгальтеры размер стиль чашки Женские ботинки женская обувь высота каблука Женская обувь на каблуках Женские блейзеры и костюмы мода стиль ландшафтний дизайн дерева рослини сад харчування, дієти салат сік сніданок маркетинг ідея товар споживач сільське господарство вирощування тварини корми Краса і здоров'я волосся обличчя шкіра маркетинг клієнт компанії послуги реклама дієти рецепт салат харчування Краса і здоров'я волосся обличчя харчування створення сайту просування управління хостинг створення сайтів інтернет компанії створення сайтів інтернет сайт пам'ятки замок музей палац дачне господарство гриби насіння плоди Будівництво будинків котеджів проекти Охорона безпека ворота двері велотехника велосипед колеса покришки рами Ремонт та облаштування дизайн приміщення Інтернет-маркетинг бізнес сайт любовь к Парижу, отдых в Париже садова техніка газонокосарки мотоблок обладнання персонал резюме робота резюме робота роботодавець Любовь и семья працевлаштування досвід співбесіди Блог о женщинах и мужчинах Меблі та інтер'єр бізнес гроші фінанси автомобіль авто запчастини машини www.tusoffka.net tylkohd.pl ugreshlib.ru ukrmedtrans.com.ua www.ukr-inform.com unimbo.ru ulaauto.ru upr.okhanet.ru usaconsumercomplaints.com upn.in.ua